La lettre de demande fait partie intégrante et importante de la correspondance commerciale moderne. Les échantillons et exemples de formulation présentés dans l'article, ainsi que les règles de rédaction indiquées, vous aideront à composer correctement le texte nécessaire et à le formater conformément aux usages du travail de bureau. Nous vous proposons un guide étape par étape pour rédiger ce type de recours.
informations générales
Une lettre de demande est pertinente dans les cas où son auteur a besoin d'obtenir d'autres personnes des informations, des documents, d'effectuer une transaction ou d'autres actions commerciales. Il peut être envoyé soit à une personne spécifique (manager, directeur, chef de service, etc.) soit à l'ensemble de l'organisation dans son ensemble. Votre demande d'aide doit être conforme aux règles généralement acceptées en matière de correspondance commerciale.
Une lettre est le visage d’une entreprise ; même les petites choses comptent. Imprimez-le sur du papier à en-tête de l'entreprise signé par une personne autorisée et muni d'un sceau (si disponible). Soyez responsable dans le choix de la police, de sa taille et de l'emplacement du texte sur la page. Ne négligez pas les marges, les lignes rouges et les paragraphes. Souvent, la première impression se forme simplement en regardant un document.
Étape 1 : Spécifier le destinataire
Si vous écrivez une lettre impersonnelle à une entreprise spécifique, elle sera très probablement envoyée à la réception ou au bureau, puis au responsable et, finalement, à l'exécuteur direct. Indiquez le nom complet correct de l'organisation dans « l'en-tête » du texte ; il est préférable d'ajouter également l'adresse légale.
Comme mentionné ci-dessus, l'option optimale consiste à indiquer un destinataire spécifique, c'est-à-dire une demande d'aide adressée personnellement. Essayez toujours de vous appeler par votre prénom et votre nom. Par exemple, « Cher Alexandre Viktorovitch ! » ou "Cher M. Schwartz!" De cette façon, d'une part, vous exprimerez votre respect à la personne, et d'autre part, une demande adressée à une personne déterminée lui impose certaines obligations, la responsabilité de son examen et de sa mise en œuvre.
Dans certaines situations, il serait logique d'utiliser un groupe de personnes, une équipe spécifique ou une partie de celle-ci comme destinataire. Ceci est également pertinent dans les cas où la lettre de demande est envoyée à plusieurs adresses. Utilisez des formulations telles que : « Chers collègues ! », « Chers comptables ! etc.
Étape 2 : Compliment
C'est bien si la lettre de demande officielle contient un compliment envers son destinataire. En faisant cela, vous semblez répondre à sa question naturelle : « Pourquoi me posez-vous cette question ? Vous pouvez noter les mérites passés et les qualités personnelles d'une personne, le statut de l'entreprise, etc. Utilisez en particulier les formulations suivantes : « Votre entreprise est un fournisseur leader… », « Vous avez aidé de nombreuses personnes à résoudre des problèmes complexes dans ce domaine… », « Votre organisation est un expert de premier plan sur le marché dans ce domaine. ..", etc. N'oubliez pas qu'il est approprié qu'un compliment vienne lorsque la lettre de demande (échantillons et exemples dans le texte) est de nature non standard et qu'il faut aimer le destinataire. Attirez son attention sur les qualités et mérites pertinents pour répondre à votre demande. Cependant, nous ne recommandons pas de franchir la frontière très fine entre un compliment bon et correct et une flatterie grossière.
Étape 3 : Justifier la demande
Toute demande doit être justifiée, car le destinataire doit savoir pourquoi vous le contactez. Il est donc logique de l’introduire dans le vif du sujet. A ce stade, nous vous recommandons de sélectionner les trois arguments les plus convaincants, qui doivent être disposés dans le texte de la lettre selon le schéma suivant : force moyenne, faible, le plus fort.
La demande peut avoir différents niveaux de complexité et vous devez être préparé au fait que le destinataire ne sera pas toujours intéressé à y répondre. À cet égard, il doit être convaincu que sa mise en œuvre comporte pour lui des bénéfices potentiels. Intéressez le destinataire pour qu’il prenne votre document au sérieux.
Une lettre de demande peut contenir une proposition visant à mettre en œuvre une certaine opportunité qui l'intéresse.
Exemples de formulation
- "De tout temps, les hommes d'affaires et les hommes d'affaires se sont efforcés non seulement de réussir matériellement, mais aussi de s'épanouir personnellement, afin que les gens se souviennent à jamais de leurs bonnes actions et de gagner leur respect."
- « Bien entendu, votre objectif principal est d’améliorer le niveau de vie des citoyens de la ville. » Vous pouvez notamment utiliser cette formulation lorsque vous rédigez une lettre de requête à un député, par exemple concernant la mise à disposition de locaux pour un jardin d'enfants, l'aménagement d'une aire de jeux, etc.
Vous pouvez également exprimer un problème qui intéresse le destinataire, lui montrer comment votre demande peut l'aider à le résoudre ou à concrétiser certaines opportunités.
Il arrive que vous n'ayez rien à offrir à l'autre partie, ou que ce soit inapproprié dans ce contexte. Dans ce cas, la meilleure solution est de parler de l’importance de votre demande. Décrivez la situation aussi précisément et complètement que possible, afin qu'elle touche votre âme. S’il n’y a a priori aucun moment réconfortant dans votre histoire, fournissez des faits et concentrez-vous sur les relations de cause à effet. Parlez-nous de ce qui se passera s'ils vous refusent ou, au contraire, acceptent de vous aider.
Étape 4 : Présentez votre demande
Lorsque le destinataire est mentalement prêt à accepter votre demande, cela peut être indiqué. Gardez votre texte concis, en évitant les phrases longues ou alambiquées, ainsi que les ambiguïtés ou les insinuations. La lettre de demande (échantillons et exemples de formulation dans le texte) doit être concise et claire dans son sens. Ainsi, si vous demandez l'achat d'un équipement pour une entreprise, indiquez l'exhaustivité, le prix et la quantité :
« Pour équiper le service des urgences, l'hôpital a besoin d'une nouvelle voiture, dont le coût est de 3,5 millions de roubles. Nous vous demandons de nous aider à l'acheter.
Ou, par exemple, une demande de réduction du loyer doit être précise : « Nous vous demandons de réduire le loyer des locaux au niveau de 500 roubles. par m² jusqu’à ce que la situation économique se stabilise.
Étape 5 : Récapitulatif
À la fin de la lettre, vous devez résumer votre demande. Répétez-le à nouveau et concentrez-vous sur le fait que le bénéficiaire reçoit des prestations s'il vous fournit l'assistance demandée. Le texte de la demande devrait toutefois être légèrement modifié. Reprenant le même exemple de réduction de loyer, nous proposons la formulation suivante :
« Si vous acceptez de réduire le loyer à 500 roubles. par m², pendant que la situation économique actuelle se stabilise, vous pourrez contribuer à préserver plus de 20 emplois et ne subirez pas non plus de pertes dues à un manque total de paiement.»
N’oubliez pas qu’il est important de répéter non seulement la demande, mais également le bénéfice pouvant découler de sa mise en œuvre, et cela ne doit pas nécessairement être matériel. De nombreuses grandes entreprises agissent volontiers en tant que sponsors, investisseurs et s'engagent dans des œuvres caritatives.
Nous pensons que maintenant, après avoir étudié le processus étape par étape, vous n'aurez plus de question sur la façon de rédiger une lettre de demande. Il suffit de prendre en compte toutes les règles de la correspondance commerciale et quelques nuances. Nous vous suggérons également d’étudier un autre exemple.
Exemple
Cher Félix Petrovitch !
Depuis plusieurs années, votre entreprise organise des formations pratiques pour les étudiants de l'entreprise, les aidant à mettre en pratique les connaissances acquises à l'université.
En tant que responsable du service RH, vous êtes une personne intéressée à attirer de nouveaux employés, des ingénieurs jeunes et prometteurs et des spécialistes hautement qualifiés. Aujourd'hui, ce métier est l'un des plus demandés. De nombreux étudiants aimeraient en savoir plus sur ses capacités, ses subtilités et sa signification.
A cet égard, nous vous demandons d'organiser une réunion de l'ingénieur en chef avec les candidats et les étudiants de 1ère-2ème année le 25 avril à 17h00 dans votre entreprise.
En parlant aujourd'hui des avantages et des secrets du métier, vous posez des bases solides pour former des spécialistes et des professionnels de demain. Peut-être qu'après quelques années, l'un d'eux amènera votre entreprise à un nouveau niveau de développement.
Avec respect et gratitude,
Recteur de l'Université I.Zh.Bychkov
Après avoir étudié les informations sur les exigences auxquelles une lettre de demande doit répondre, des échantillons et des exemples de formulation, vous pouvez facilement la rédiger dans la pratique.
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Quel que soit le but des lettres commerciales, elles sont rédigées pour atteindre l’objectif souhaité en affaires. Tous les employés d'une organisation ne possèdent pas les compétences appropriées dans le domaine de la correspondance commerciale ; avec une approche inepte, il existe un risque de ruiner complètement la réputation de l'entreprise avec une seule lettre. Mais si vous utilisez le service de rédaction de lettres de notre agence, le destinataire sera certainement intéressé à travailler avec vous.
Objet des lettres commerciales
Les lettres commerciales ne perdent pas leur pertinence pour résoudre les problèmes de travail et les tâches de marketing. Les informations fournies par écrit sont pratiques car vous pouvez toujours y revenir ou faire appel lors de la résolution de questions controversées. Le texte écrit vous permet de formuler des pensées de manière plus succincte et plus claire que la communication orale. De plus, certains destinataires ne peuvent être contactés que par l'envoi d'une lettre commerciale. Et plus le statut de ce destinataire est élevé, plus le texte doit être composé de manière professionnelle. Types de lettres commerciales aussi diversifié que le domaine des relations commerciales. La correspondance commerciale peut être commerciale (désir de conclure un accord, réclamation envers une partie à une transaction) et non commerciale (une lettre de gratitude, des informations, une lettre de garantie, des lettres de demande, des invitations, des rappels, etc.) En fonction de leur fonctionnalité, ils distinguent les lettres d'initiative et les lettres de réponse, ainsi que les messages qui ne nécessitent pas de réponse.
Comment rédiger correctement des lettres commerciales.
Caractéristiques de la structure et du texte d'une lettre commerciale
Les lettres commerciales ont une composition claire :
L'introduction indique le but et la raison de la lettre, et fournit un lien vers le document qui a servi de point de départ à ce message ;
La partie principale décrit l'état des lieux, fournit une analyse de la situation et une argumentation.
La nature de la preuve dépend du sens de la lettre : par exemple, persuader de venir à une conférence, d'investir dans un projet, d'acheter un produit ;
En conclusion, une conclusion est tirée sur la base de ce qui précède : offre, demande, refus, souhait, etc.
Avant le texte de la lettre, une adresse polie au destinataire est toujours placée (Par exemple, "Cher Sergei Mikhailovich!") Et aussi au début ou à la fin du texte il y a une formule de politesse établie selon les canons de la correspondance commerciale. Les formules de politesse commencent généralement ainsi : « J'exprime ma gratitude pour l'aide apportée... / ma gratitude pour l'invitation... / l'espoir d'une coopération fructueuse... ». Lors de la rédaction de ce type de lettre, le style commercial est observé. Ses caractéristiques : concision, clarté, unicité, utilisation des termes, ton neutre, standardisation.
Difficultés à rédiger des lettres commerciales
Soyez bien conscient du destinataire et des informations qu'il possède déjà sur votre question ;
Connaissance des règles de la langue russe et des caractéristiques du style commercial : formules linguistiques, règles de composition des phrases, etc. ;
Utilisation correcte et appropriée de la terminologie ;
Exactitude en s'adressant au destinataire.
Comment rédiger correctement des lettres commerciales.
Des dictionnaires et des exemples de rédaction de lettres commerciales peuvent vous aider à accomplir cette tâche par vous-même. Mais s’il n’y a pas assez d’employés compétents ou de temps pour préparer la rédaction de lettres commerciales, une agence professionnelle peut fournir ce service. Les spécialistes de l'agence de communication Comagency vous aideront à élaborer un papier à en-tête d'entreprise, à rassembler les documents nécessaires à une argumentation convaincante, à rédiger une lettre commerciale compétente et présentable, améliorant ainsi l'image de votre organisation.
Comment apprendre à rédiger des lettres commerciales
Regardez la vidéo ci-dessous, qui explique facilement et simplement comment apprendre à rédiger des lettres commerciales et fournit des recommandations et des pratiques de formation claires et compréhensibles :
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Lettre de service est un nom généralisé pour des documents de contenus divers qui servent de moyen de communication avec les institutions et les individus, rapportant quelque chose, notifiant quelque chose.
Des lettres commerciales sont rédigées pour informer le correspondant, lui communiquer des informations qui peuvent être extrêmement importantes pour lui, des lettres sont rédigées afin d'obtenir les informations nécessaires, afin d'établir un contact, d'établir des relations d'affaires, afin qu'à l'avenir il être possible de mener des activités communes, d'effectuer des transactions, etc. Affaires une lettre est un moyen d'échange rapide d'informations dans la mise en œuvre d'activités communes. Une lettre peut être utilisée comme confirmation d'accords oraux, comme garantie des obligations contractées, comme exigence de remplir les conditions assumées, comme rappel. De plus, dans tous ces cas, une lettre commerciale est toujours un moyen de présenter l’entreprise. Tout comme la première impression d'une personne détermine pendant longtemps l'attitude à son égard, la forme de la lettre, l'enveloppe, le design de la lettre et, enfin, le texte peuvent produire un effet favorable ou défavorable sur le destinataire du message. lettre. Alors, si vous souhaitez que cet impact soit favorable, la lettre commerciale doit être impeccable à tous égards.
Une lettre commerciale ne devrait pas être longue. Dans les relations professionnelles, chaque minute est précieuse, vous devez donc exprimer vos pensées de manière concise, simple et claire. La lettre ne doit contenir que des informations directement pertinentes au cas. La lettre doit être rédigée de manière logique, claire et compréhensible. Dans une lettre commerciale, vous devez utiliser un langage complexe, des concepts complexes, et la lettre commerciale ne doit pas être sèche, elle doit intéresser le destinataire. En même temps, cela ne signifie pas que la lettre doit être émotionnelle, encore moins expressive. Même si la situation elle-même est assez tendue, provoquant de sérieuses craintes ou inquiétudes, les émotions doivent être contenues dans la lettre, le ton de la lettre doit être extérieurement calme et neutre. De plus, la familiarité n’est pas autorisée dans une lettre. Mode de communication conversationnel, style informel - pas pour la rédaction commerciale.
Les exigences suivantes s'appliquent aux lettres commerciales :
− une lettre commerciale est rédigée sur un formulaire spécial - un formulaire de lettre (pour d'autres types de correspondance, des formulaires spéciaux peuvent également être utilisés : formulaires de télégramme, formulaires de fax, formulaires de message téléphonique) ;
− le formatage d'une lettre commerciale doit être conforme à GOST R 6.30-2003 ;"
− une lettre commerciale est signée par le chef de l'organisation, ou son adjoint, ou un autre responsable conformément à la répartition des responsabilités entre la direction acceptée dans l'organisation ;
− la lettre doit être consacrée à une seule question ; plusieurs questions ne peuvent être examinées dans une lettre que si ces questions sont interdépendantes et qu'une seule décision sera prise sur elles ;
− la lettre ne doit pas être volumineuse (la plupart des lettres - jusqu'à une page de texte, et seulement dans des cas exceptionnels nécessitant une description et une analyse détaillées, une lettre peut contenir plus d'une page de texte) ;
− une réponse doit être donnée à une lettre d'initiative (demande, enquête, exigence, etc.) ;
− une lettre commerciale doit être rédigée correctement, avec précision, sans corrections ;
− une lettre commerciale doit contenir des informations objectives sur les événements et les faits présentés et, si nécessaire, comporter des éléments explicatifs et complémentaires.
La technologie informatique est utilisée pour préparer et formater les lettres commerciales. Le caractère officiel de la correspondance commerciale et l'éthique de la communication d'entreprise nécessitent une production de documents de haute qualité sur des appareils d'impression, et les points suivants doivent être respectés :
− style de conception uniforme des documents ;
− tailles établies des champs de service ;
− emplacement correct du destinataire, signature, date, numéro d'enregistrement et autres détails ;
− retraits de paragraphe égaux si le paragraphe commence par une ligne rouge ;
− des empreintes de signes claires et nettes ;
− une ligne droite de lignes, de lettres ;
− espaces égaux entre les caractères, les lettres et les chiffres.
La préparation des documents transmis via les canaux de télécommunication a ses propres caractéristiques et implique :
− présence d'en-têtes de service ;
− limitation du volume des messages ;
− utilisation d'un ensemble limité d'abréviations;
− enregistrement conformément aux règles établies par les autorités de communication.
De tout ce qui a été dit précédemment, il s’ensuit que la composition du texte et la conception de la lettre nécessitent une attitude créative. Chaque spécialiste doit non seulement être compétent dans son domaine d'activité, mais aussi être alphabétisé, maîtriser l'habileté de formuler des réflexions et de les formaliser dans le cadre des exigences des documents réglementaires en vigueur. Les principes théoriques, aussi complets soient-ils, nécessitent, pour leur assimilation et leur application pratique, la présentation de modèles, d'échantillons et d'exemples de leur mise en œuvre spécifique.
En règle générale, les compétences en correspondance se développent avec l'expérience, de sorte que l'auteur de la lettre doit étudier attentivement la correspondance précédente de l'organisation, utiliser les lettres préalablement compilées par des spécialistes comme échantillons, étudier les règles de correspondance, analyser les caractéristiques de la composition des textes de lettres. au sujet de l'organisation, en tenant compte de ses buts, objectifs, spécificités activités. Un rôle important est joué par la culture générale d'une personne, ses connaissances, ses compétences et ses perspectives, il est donc très important de travailler constamment sur soi, d'améliorer la culture générale, y compris la culture de la communication d'entreprise et la culture de la parole.
La préparation d'une lettre comprend les étapes suivantes :
Étudier l'essence du problème ;
Collecte des informations nécessaires, y compris à partir de correspondances antérieures ;
Préparer un projet de lettre ;
Approbation du projet (si nécessaire);
Signature du gérant.
Les projets de lettres sont préparés par les exécuteurs testamentaires au nom du chef d'entreprise.
Les lettres commerciales sont rédigées sur du papier à en-tête conformément à GOST R 6.30-2003, en règle générale, avec un placement angulaire des détails permanents (« cachet »). Les formulaires avec une disposition longitudinale des détails permanents pour les lettres sont moins fréquemment utilisés, principalement par les autorités et les organisations supérieures. Les formats A4 et A5 sont utilisés. Le format A5 est utilisé si la lettre ne dépasse pas 7 à 8 lignes.
La première page de la lettre est imprimée sur du papier à en-tête, le reste sur des feuilles vierges de papier A4.
La lettre doit être préparée en au moins deux exemplaires.
Le premier exemplaire est établi sur papier à en-tête et adressé au destinataire, le second (on l'appelle copie) est imprimé sur une feuille de papier vierge et déposé comme preuve du travail effectué.
Lors de la préparation des lettres commerciales, les détails suivants sont utilisés :
− Emblème d'État de la Fédération de Russie ;
− les armoiries d'une entité constitutive de la Fédération de Russie ;
− emblème ou marque de l'organisation (marque de service) ;
− code de l'organisation ;
− numéro d'enregistrement principal d'État (OGRN) d'une personne morale ;
− numéro d'identification fiscale / code motif d'enregistrement (TIN/KPP) ;
− code du formulaire de document ;
− nom de l'organisation ;
− informations de référence sur l'organisation ;
− date du document ;
− numéro d'enregistrement du document ;
− le destinataire ;
− résolution ;
− titre du texte ;
− marque de contrôle ;
− le texte du document ;
− indiquer la présence de la demande ;
− signature ;
− approbation du document de visa ;
− empreinte du sceau ;
− note sur l'artiste interprète ou exécutant ;
− une note sur l'exécution de l'acte et son envoi au dossier ;
− une note à la réception du document par l'organisme ;
− identifiant de la copie électronique du document.
Les détails répertoriés peuvent être divisés en trois groupes :
− détails du formulaire de lettre : Emblème d'État de la Fédération de Russie ; armoiries d'une entité constitutive de la Fédération de Russie ; emblème ou marque de l'organisation (marque de service) ; code de l'organisation ; numéro d'enregistrement d'État principal (OGRN) de la personne morale ; numéro d'identification fiscale/code de motif d'enregistrement (TIN/KPP) ; code du formulaire de document ; nom de l'entreprise; informations de référence sur l'organisation;
− les précisions utilisées lors de la rédaction d'une lettre commerciale : référence au numéro d'enregistrement et à la date du document ; destination; titre du texte; texte; indiquer la présence de la demande ; signature; approbation du document de visa ; joint; marque sur l'interprète;
− les précisions utilisées lors du traitement des lettres commerciales et nécessaires à l'organisation du flux documentaire, à l'exécution des lettres, à la systématisation des lettres et à l'organisation de leur stockage : date du document ; numéro d'enregistrement du document ; résolution; titre du texte; marque de contrôle; une note sur l'exécution du document et son envoi au dossier ; une note à la réception du document par l'organisme ; ID de la copie électronique du document.
Le texte de la lettre se compose le plus souvent d'une partie introductive et d'une partie principale. La partie introductive indique les raisons de la rédaction de la lettre, accompagnées de références à des faits, des dates et des documents. La partie principale de la lettre indique son objet principal (offre, refus, demande, garantie, etc.).
Le texte de la lettre est rédigé à la première personne du pluriel : « nous demandons…, nous envoyons… », ou à la troisième personne du singulier – « l’entreprise considère…, l’organisation a envisagé… ».
Si la lettre est écrite sur le papier à en-tête officiel du chef de l'organisation, le texte est généralement écrit à la première personne du singulier : « J'offre..., je demande... ».
Le texte de la lettre peut commencer par un appel.
Cette petite partie du texte est extrêmement significative à des fins de communication. Un message correctement choisi attire non seulement l’attention du destinataire, mais donne également le bon ton à la correspondance et contribue à établir et à entretenir des relations commerciales. L'importance de l'appel est déterminée par l'auteur de la lettre, l'appel permet de s'assurer un auditeur. Le signe de ponctuation qui suit l'adresse mérite une attention particulière. Une virgule après une adresse donne à la lettre un caractère décontracté, tandis qu'un point d'exclamation souligne la signification et le caractère officiel. L'appel est imprimé de manière centrée.
Cher Mikhaïl Petrovitch !
Mme Petrova !
Cher M. Smirnov !
Monsieur le Président!
Chers collègues!
La lettre est généralement composée selon le schéma suivant : introduction, partie principale, conclusion.
"Conformément au décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 juin 2003 n° 620 "Sur l'approbation du Règlement type...".
La partie principale contient une description de l'événement, la situation actuelle, leur analyse et les preuves fournies.
La conclusion de la lettre représente des conclusions sous forme de demandes, propositions, avis, refus, rappels.
Les lettres ne doivent utiliser que des abréviations, des désignations et des termes officiellement acceptés. Les noms des institutions, organisations et postes, titres, unités de mesure, noms géographiques et autres doivent correspondre exactement aux noms officiels.
La dernière partie du texte peut se terminer par une attente de satisfaction d'une demande, ainsi que par une formule de politesse :
La lettre ne peut contenir qu'une seule partie finale.
Une note sur la présence de pièces jointes est imprimée deux intervalles sous le texte de la lettre à partir du bord gauche du champ de texte si la lettre contient une pièce jointe.
La signature est séparée du texte par trois interlignes.
Les visas d'approbation sont délivrés sur une copie de la lettre restant au dossier. Les visas sont placés au bas de la lettre.
La note de l'exécuteur testamentaire est imprimée au recto ou au verso de la dernière feuille du document, sur le côté gauche du document.
La date de la lettre est la date de sa signature.
Les lettres sont signées par les fonctionnaires conformément à la répartition des responsabilités et à l'attribution de leur droit de signer des documents dans le règlement sur les unités structurelles et les descriptions de poste.
Avant l'attribut « signature », il peut également y avoir une formule de politesse, qui est imprimée à partir du paragraphe et séparée de la position par une virgule, par exemple :
La formule de politesse pourrait ressembler à ceci :
Cordialement, …
Meilleurs vœux, …
Avec mes sincères remerciements,...
Sincèrement, …
Le sceau certifie l'authenticité de la signature d'un fonctionnaire sur les documents certifiant les droits des personnes, enregistrant des faits liés aux ressources financières, matérielles, etc. Le sceau certifie les lettres contenant des obligations (lettres de garantie), confirmant des faits, des événements, des lettres de finances contenu.
L'empreinte du sceau sur un document peut capturer une partie du titre du poste, mais pas la signature du fonctionnaire. L’empreinte du sceau apposé doit être clairement lisible.
La mise en page d'une lettre commerciale est illustrée à la Fig. 7.
Si le texte de la lettre se compose de deux paragraphes ou plus, la lettre commence par le 5ème caractère (à partir de la ligne marginale). Le texte sans paragraphes peut être imprimé directement à partir de la marge gauche.
Le texte de la lettre doit comprendre trois éléments structurels : une partie introductive décrivant la raison de la rédaction de la lettre ; partie probante; la partie finale, qui énonce la demande, le consentement, le refus, etc.
L'ordre inverse de structuration de la lettre est possible : la partie finale est donnée avant la partie probatoire. Cette procédure est typique des lettres des organisations supérieures.
Annexe : sur... feuille, en... exemplaire.
Titre d'emploi
tête (signature) ET À PROPOS.
Titre d'emploi
(signature) I. O. Nom de famille
00.00.0000
Interprète (nom de famille I.O.)
Téléphone (000 00 00)
ID de la copie électronique du document
Figure 7. Disposition des lettres commerciales
Date de publication : 2014-10-19 ; Lire : 6692 | Violation des droits d'auteur de la page
Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0,008 s)…
Plan d'écriture
1. Dans la première phrase d'introduction, informez-vous de l'objectif de votre lettre présentant votre entreprise, vos produits et vos services.
Je vous écris pour vous présenter notre entreprise.
Je vous écris pour vous présenter notre entreprise.
Je suis très heureux de vous présenter notre entreprise.
Je suis heureux de vous présenter notre entreprise.
Suite à notre conversation téléphonique, je suis très heureux de vous écrire davantage sur notre entreprise et ses produits.
Poursuivant notre conversation téléphonique, je suis très heureux de vous en dire plus sur notre entreprise et les produits qu'elle fabrique.
En référence à notre entretien téléphonique du 19 mai concernant le logiciel éducatif, j'ai le plaisir de vous informer.
Suite à notre conversation téléphonique du 19 mai concernant les programmes de formation, je suis très heureux de vous en informer.
Je vous écris à propos de…
Je vous écris à propos de...
En référence à notre conversation téléphonique de ce matin, je vous écris pour confirmer…
D'après notre conversation téléphonique de ce matin, je vous écris pour vous confirmer...
Je vous écris concernant…
Je vous écris concernant...
Vous vous souvenez peut-être que nous nous sommes rencontrés et avons échangé nos adresses au CeBIT’2004 à Hanovre.
Vous vous souvenez peut-être que nous nous sommes rencontrés au CeBIT’2004 à Hanovre et que nous avons échangé nos adresses.
Nous sommes une entreprise qui importe des outils pour les marchés industriels et du bricolage.
Notre société importe des outils pour l’industrie et le marché du bricolage.
2. Énumérez les principaux avantages, innovations, avantages du produit et des services proposés.
Il s'agit d'une nouvelle édition révisée comprenant plus de 20 nouvelles photos.
Il s'agit d'une nouvelle édition révisée qui comprend plus de 20 nouvelles photos.
3. Déterminez le segment de marché dans lequel vous proposez de présenter votre produit. Identifiez les clients potentiels.
Nos clients sont des petits entrepreneurs.
Nos consommateurs sont des entrepreneurs de petites entreprises.
Nous travaillons pour les adolescents.
Nous travaillons pour les adolescents. Nous fabriquons des produits pour les adolescents.
Nous pensons que nos produits intéresseront les jeunes familles et les personnes aux revenus plutôt faibles.
Nous pensons que nos produits intéresseront les jeunes familles et les personnes aux revenus assez faibles.
4. Faire une proposition précise de coopération : vente en gros ou au détail, accord de licence, création d'un réseau de distribution, etc.
Nous sommes particulièrement intéressés par les relations de travail à long terme.
Nous sommes particulièrement intéressés par les relations de travail à long terme.
Nous recherchons des entreprises allemandes pour créer une chaîne de distribution.
Nous recherchons des entreprises allemandes pour créer un réseau de vente au détail.
En fait, nous ne nous intéressons qu'aux accords de licence.
En réalité, nous ne nous intéressons qu’aux accords de licence.
5. Si vous joignez des échantillons de produits, vous devez expliquer quels produits font partie de la série proposée.
Je joins 5 exemplaires du logiciel mentionné ci-dessus.
Je joins 5 exemples de programmes mentionnés ci-dessus.
Veuillez trouver ci-joint 3 unités du « Smart Styler » pour évaluation.
3 échantillons du produit Smart Styler sont inclus pour les tests et l'évaluation.
6. Exprimez votre volonté de répondre à toutes les questions qui peuvent survenir au cours du processus d'évaluation du produit.
Si vous avez besoin d’informations supplémentaires, veuillez nous contacter.
Veuillez nous faire savoir si vous avez besoin de plus amples informations.
Nous serons heureux de vous fournir toute information complémentaire dont vous avez besoin.
Nous serons heureux de vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de plus d'informations.
Veuillez nous faire savoir si vous avez besoin de plus amples informations.
7. Terminez la lettre par une phrase standard exprimant l’espoir de coopération.
J'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Nous avons hâte d'avoir de tes nouvelles.
Nous espérons avoir de vos nouvelles bientôt.
Nous sommes impatients de faire affaire avec vous.
Nous avons hâte de travailler ensemble.
Nous serions reconnaissants d’une réponse rapide.
Nous serions heureux de recevoir votre réponse rapide.
J'espère une coopération future.
Nous avons hâte de travailler ensemble. Au plaisir de travailler ensemble.
8. Votre signature, nom et fonction
Règle d'or:
Vous devez énumérer honnêtement, sans exagération excessive, toutes les réalisations, les avantages de votre entreprise, de votre produit, de votre service et de vos avantages personnels. Toute information peut être facilement vérifiée.
Règle d'or:
Une lettre commerciale formelle doit être rédigée comme une lettre personnelle, adressée à lui seul, le destinataire. Pas de phrases froides et formelles !
Le monde des affaires dans son ensemble repose sur des relations personnelles, et elles doivent être construites !
Règle d'or:
La lettre doit être à la fois informative et concise et ne pas dépasser une page. N'oubliez pas que personne ne lira plus d'une page. La lettre doit se terminer par une déclaration directe de ce que vous attendez de cette entreprise. C’est cette dernière phrase dont on se souviendra le plus.
Règle d'or:
Lorsque vous écrivez des lettres, vous devez toujours être guidé par la formule :
KISS = Soyez court et simple
Exemple 1. Représentations d'une entreprise qui développe des programmes informatiques éducatifs.
Je suis très heureux de vous présenter notre entreprise et ses produits logiciels pour une éventuelle coopération avec votre entreprise.
Nos produits logiciels interactifs en version « ouverte » contiennent les dernières avancées des technologies modernes et rendent le processus éducatif très attrayant et efficace. Cette version « Open » est une combinaison unique de possibilités d'écouter et de lire des textes, de faire des expériences informatiques et de résoudre un ensemble de problèmes. Je tiens à souligner qu'il n'existe actuellement aucun logiciel éducatif d'une telle qualité sur le marché allemand.
La version « ouverte » est fortement recommandée aux étudiants du secondaire et du collégial ainsi qu'à l'autoformation.
Cette version « Open » comprend pour le moment :
"Open Physics" (2 parties, 2 CD-ROM), allemand/anglais/russe/français, et
« Open Math » (6 parties, 6 CD-ROM) allemand/anglais/russe/français.
Le logiciel mentionné ci-dessus a été développé par la coentreprise Open Learn Inc. (États-Unis) – MATHEMATIC Ltd. (Russie) et largement utilisé aux États-Unis, en Russie et en Europe.
Étant donné que notre activité se développe dans la partie germanophone de l'Europe, nous sommes intéressés par des contacts à long terme avec des détaillants de logiciels allemands et considérons Media Surep-Market comme l'un des meilleurs.
Par conséquent, veuillez trouver l’ensemble « Ouvert » ci-joint pour votre examen et évaluation.
J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles bientôt.
Cordialement,
Exemple 2.
« Seans Printers » serait-il intéressé par la commercialisation des nouvelles cartouches d'encre passionnantes de « Russian Rainbow Ink » ?
J'ai développé et je possède tous les droits sur les cartouches d'encre parfaites pour les « imprimantes Seans » qui, à mon avis, pourraient se vendre exceptionnellement bien dans un secteur d'impression tel que le vôtre.
La nouvelle cartouche d'encre offre de nombreux avantages à ses utilisateurs.
Les couleurs de l'encre sont parfaitement fraîches et lumineuses.
La cartouche elle-même a la même taille que l'article que vous utilisez actuellement, mais contient deux fois plus de couleurs différentes.
La qualité d'impression est supérieure à celle des modèles actuels que vous utilisez.
Je crois honnêtement que ce produit s’adapterait très bien aux prix réalistes et aux canaux de distribution solides qui semblent être la marque de « Seans Printers ».
Cette lettre n’est pas une tentative généralisée visant à attirer quiconque serait intéressé par une nouvelle cartouche d’encre.
Il est envoyé uniquement à « Seans Printers », et j'apprécierais vraiment que vous me répondiez dès que possible afin que nous puissions discuter davantage des perspectives de ce problème.
Veuillez considérer la nouvelle cartouche d'encre et faites-moi part de vos impressions !
Exemple 3.
Une proposition visant à produire et à vendre en Russie un produit appartenant à une entreprise étrangère.
J'aimerais explorer la possibilité de faire des affaires avec votre entreprise.
J'ai récemment visité Boston et j'avais besoin d'un jouet comme cadeau pour mon usage personnel. J'ai acheté la « Selfeducable Box » développée par votre entreprise et elle a fait exactement ce dont j'avais besoin.
L'idée m'a frappé que s'il était correctement emballé et correctement marqué, ce produit pourrait s'avérer être un outil promotionnel très efficace, au moins pour l'éducation.
Je vous propose de fabriquer et de conditionner votre produit, ainsi que des produits complémentaires, et de le vendre en Russie dans un premier temps à nos clients du domaine des librairies et bibliothèques. Nous pensons que cette approche plus directe de la vente de vos produits contribuerait à établir des relations significatives à long terme.
J'aimerais savoir ce qui pourrait être conclu sous la forme d'un accord de redevance/licence pour que nous puissions utiliser la « Selfeducable Box ». Comme moyen alternatif de vendre votre produit, cela pourrait s'avérer être un excellent moyen d'introduire les « Outils Magiques » et les « Boîtes Autoducables » sur le marché russe, qui est actuellement inexploité.
J'apprécierais vos pensées.
Cordialement,
Exemple 4.
Une offre pour trouver un éditeur à l'étranger pour un livre d'un auteur russe.
Dans le prolongement de notre discussion d’hier, je joins un exemplaire de notre livre « Marchés émergents » publié par Moscow Business Press. Il a été très bien accueilli par la presse.
Au printemps 1999, le livre sera publié en quatre langues : russe, chinois, danois et slovène. Comme je vous l'ai mentionné, j'aimerais beaucoup voir aussi une édition américaine. Je pense que la question des marchés émergents sera très actuelle aux États-Unis. Pourriez-vous m'aider à trouver un bon éditeur ? Je serais très reconnaissant.
À mesure que cette coopération évolue ; J'aimerais également étudier la possibilité de discuter du même sujet avec certains de vos collègues de Bergamon Press.
Pensez-vous qu'il y aurait un intérêt ?
J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles.
Cordialement,
Cordialement,
Exemple 5.
Offrez de recevoir une formation commerciale par correspondance.
Chère Mme Vancouver
Merci de votre intérêt pour la World Open University Business School.
La Business School propose un développement en gestion conçu pour les personnes occupant un emploi à temps plein. En choisissant ce type de programme, vous pourrez vous concentrer sur votre propre organisation et votre situation comme base pour une mission pratique, tout en acquérant un aperçu d'autres organisations et industries à partir d'études de cas et d'interactions avec votre groupe d'étude local.
La World Open University est la première université mondiale en matière d’« apprentissage ouvert assisté ». Elle possède plus d'expérience et d'expertise que toute autre université pour offrir une éducation efficace et de haute qualité aux adultes occupant un emploi à temps plein.
Nos programmes sont adaptés à votre travail et à votre carrière et garantissent une flexibilité où vous apprenez à un rythme qui correspond à vos autres engagements.
La World Open University est une université d'État britannique reconnue et le MBA de la Business School est accrédité par l'AMBA, qui n'accrédite que les 30 % des meilleurs programmes de MBA européens.
Avant de décider de votre prochaine étape, profitez de notre service-conseil local ! Nous proposons régulièrement des soirées d'information à Moscou et à Saint-Pétersbourg ou le choix d'un rendez-vous personnel à une heure qui vous convient.
Exemple 6. Réponse à une annonce dans un journal concernant une offre de représentation d'une entreprise russe aux États-Unis.
Re: Votre publicité dans le Business Weekly
J'ai appris du Business Weekly que vous souhaitiez représenter les entreprises russes aux États-Unis.
Notre entreprise n'est pas encore représentée aux États-Unis. L'année dernière, nous avons chargé un institut d'études de marché d'étudier le marché de la vente de nos produits dans ce pays. Les résultats de l'étude ont été très encourageants et nous recherchons donc maintenant un représentant dans cette région.
Le Business Weekly a fait l'éloge de vos réalisations en tant que nouvelle entreprise en démarrage, je pense donc que nous pourrions coopérer avec succès.
Pourriez-vous donc me communiquer quelques références et une liste des entreprises que vous représentez ?
Veuillez m'envoyer par courrier ou par fax les références, ainsi que le nom et le numéro de téléphone d'un contact avec qui je pourrai discuter du projet en détail.
Avec l'espoir d'une coopération future.
Cordialement,
Exercice 1. Proposer de représenter une entreprise étrangère en Russie.
Vous trouverez ci-dessous le texte d'une lettre proposant des services de représentation par une entreprise russe pour une certaine entreprise étrangère. Le texte de la lettre est divisé de quelque manière que ce soit. En utilisant le plan ci-dessus pour composer de telles lettres, créez une formule de lettre pour une vraie lettre. Vérifiez le résultat en cliquant sur le bouton « Vérifier ».
Cher Monsieur Heathrow
d. Si vous souhaitez être représenté en Russie, je suis convaincu que vous serez satisfait de nos services.
b. Notre société « Soft-System » travaille dans l'industrie du logiciel depuis plus de 10 ans et nous sommes très intéressés à vous représenter et à vendre votre logiciel système en Russie. Veuillez nous faire savoir si vous souhaitez distribuer votre logiciel en Russie.
un. Nous avons reçu votre adresse de la succursale de Moscou de la Chambre de commerce américaine.
e. Nous joignons une brochure et de plus amples détails sur notre organisation pour votre information.
F. J'espère avoir de vos nouvelles bientôt,
c. Nous représentons actuellement deux sociétés américaines et une société française de grande renommée ici en Russie. Je tiens à souligner que nous bénéficions de résultats de vente supérieurs à la moyenne. Nous employons un personnel de vente bien formé et efficace, et disposons également d'installations et de moyens de transport adéquats.
Cordialement,
Bonne réponse : a, b, c, d, e, f.
Vous trouverez ci-dessous le texte restauré de la lettre.
Exemple 7. Proposer de représenter une entreprise étrangère en Russie.
Cher Monsieur Heathrow
Nous avons reçu votre adresse de la succursale de Moscou de la Chambre de commerce américaine.
Notre société « Soft-System » travaille dans l'industrie du logiciel depuis plus de 10 ans et nous sommes très intéressés à vous représenter et à vendre votre logiciel système en Russie. Veuillez nous faire savoir si vous souhaitez distribuer votre logiciel en Russie.
Nous représentons actuellement deux sociétés américaines et une société française de grande renommée ici en Russie. Je tiens à souligner que nous bénéficions de résultats de vente supérieurs à la moyenne. Nous employons un personnel de vente bien formé et efficace, et disposons également d'installations et de moyens de transport adéquats.
Si vous souhaitez être représenté en Russie, je suis convaincu que vous serez satisfait de nos services.
Promesses: - urgent, gamme (de services)–large, réductions–significatif / insignifiant, proposition–constructif, désaccord–significatif/insignifiant, rentabilité–haut/bas, calculs–préliminaire ou final et ainsi de suite.
Lettre de remerciement au fournisseur
Lettre n°1 :
Cher Ivan Ivanovitch,
exprime sa gratitude SARL "Delopis.ru" pour une coopération mutuellement bénéfique et fructueuse depuis plusieurs années.
Votre entreprise est une entreprise avec laquelle il est vraiment intéressant de travailler, car "Delopis.ru" Une entreprise en développement très dynamique qui lance chaque année sur le marché de nouveaux produits d'excellente qualité. Je voudrais souligner séparément que six mois seulement après son entrée sur le marché, elle a réussi à conquérir son client régulier.
Nous attendons avec impatience la sortie.
Nous espérons que dans les prochains jours septembre 2013 année d'exposition SARL "Delopis.ru" nous ravira une nouvelle fois avec ses nouveautés.
"Delopis.ru"– c'est une équipe de professionnels avec qui vous pouvez traiter !
Sincèrement,
Pierre Petrov
Lettre n°2 :
Cher Ivan Ivanovitch,
Entreprise "Delopis.ru" est un gagnant répété de concours pour l'achat de produits et de services pour les besoins du gouvernement et s'est imposé comme un fournisseur partenaire fiable.
Pendant toute la durée de la coopération, à partir du 2005 année, les livraisons ont été effectuées dans les délais et dans leur intégralité.
Au cours du processus de travail, les employés de l'entreprise ont fait preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de compétences en communication.
Nous exprimons notre gratitude pour de nombreuses années de travail commun et espérons poursuivre une coopération fructueuse.
Sincèrement,
Pierre Petrov
Lettre n°3 :
Cher Ivan Ivanovitch,
Avec cette lettre, nous exprimons notre gratitude à l'entreprise "Delopis.ru" pour le respect dans les délais des délais de livraison, des travaux d'installation effectués par une équipe d'installateurs professionnels possédant une vaste expérience et un grand professionnalisme dans leur domaine. Je voudrais particulièrement souligner la haute qualité des produits, qui se sont révélés être les meilleurs tout au long de la période d'exploitation.
Sincèrement,
Pierre Petrov
Lettre n°4 :
Cher Ivan Ivanovitch,
L'entreprise vous exprime sa gratitude et son appréciation pour la livraison de matériel de haute qualité et dans les délais, ainsi que pour votre approche attentive de la tâche.
Nous tenons également à exprimer notre gratitude personnelle au chef du département Alexeï Alexandrovitch Semchenko pour son professionnalisme, sa patience et sa capacité à résoudre les problèmes le plus rapidement possible.
Sincèrement,
Pierre Petrov
Lettre n°5 :
Cher Ivan Ivanovitch,
merci SARL "Delopis.ru" pour la livraison rapide des produits aux installations de réparation de la ville Tver.
s'est imposé comme un fournisseur fiable qui expédie l'équipement dans son intégralité et à temps. Les produits fournis sont de qualité constante et ont passé avec succès tous les tests et certifications nécessaires.
De plus, il fournit un support d'information à notre entreprise, en fournissant des consultations professionnelles sur toute la gamme d'équipements électriques.
Merci pour votre coopération et votre réponse rapide aux volumes indiqués. Nous sommes prêts à continuer à travailler sur des projets communs.
Sincèrement,
Pierre Petrov
Lettre n°6 :
Cher Ivan Ivanovitch,
Je remercie l'équipe de l'entreprise "Delopis.ru" et vous personnellement pour votre coopération fructueuse et fructueuse avec nous sur le marché de la construction de la ville Moscou.
Durant la période de notre collaboration, l'entreprise "Delopis.ru" s'est imposé comme un fournisseur fiable de produits de qualité, capable d'effectuer des tâches complexes à un niveau professionnel élevé.
Je vous souhaite sincèrement, à vous et à votre entreprise, prospérité et succès dans la mise en œuvre de nouveaux projets.
Sincèrement,
Pierre Petrov
1. La lettre est imprimée sur du papier blanc ou de couleur claire au format A4 (210 x 297 mm) ou A5 (148 x 210 mm).
2. La feuille doit comporter des champs d'au moins :
20 mm - à gauche ;
10 mm - à droite ;
20 mm - dessus ;
20 mm - inférieur.
La date de la lettre est la date à laquelle elle a été signée. La date est écrite en chiffres arabes dans l'ordre : jour du mois, mois, année. Le jour du mois et le mois sont écrits en deux paires de chiffres arabes séparés par un point ; année - quatre chiffres arabes.
4. Numéro sortant.
Le numéro d'enregistrement (sortant) de la lettre est constitué de son numéro d'ordre, qui peut être complété à discrétion par un index (par exemple, les initiales du chef de direction). Le numéro d'enregistrement d'une lettre établi conjointement par deux ou plusieurs départements est constitué des numéros d'enregistrement de la lettre de chacun de ces départements, séparés par une barre oblique.
6. Destinataire
Les destinataires peuvent être des organisations, leurs divisions structurelles, des fonctionnaires ou des individus. Lorsqu'on adresse une lettre à un fonctionnaire, les initiales sont indiquées AVANT le nom de famille. Le nom de l'organisation et de son unité structurelle est indiqué dans le cas nominatif.
Par exemple:
LLC "Nom de la société"
Département de la planification
La position de la personne à qui la lettre est adressée est indiquée au datif, Par exemple:
au PDG
LLC "Nom de la société"
Les AA Ivanov
LLC "Nom de la société"
Département de la planification
B.B. Petrov
La lettre ne doit pas contenir plus de quatre destinataires. Le mot « Copie » n'est pas indiqué devant les deuxième, troisième et quatrième destinataires. Si le nombre de destinataires est plus important, une liste de diffusion est créée.
L'attribut « Destinataire » peut inclure une adresse postale. Les éléments de l'adresse postale sont indiqués dans l'ordre établi par les règles de fourniture des services postaux.
Lorsque vous adressez une lettre à un organisme, indiquez son nom, puis l'adresse postale, Par exemple:
LLC "Nom de la société"
Avenue Yaroslavsky, 12, Iaroslavl, 150001
Lorsque vous adressez un courrier à un particulier, indiquez le nom et les initiales du destinataire, puis l'adresse postale, Par exemple:
Sidorov V.V.
St. Svobody, 5 ans, app. 12,
Iaroslavl, 150 000
7. Texte de la lettre
Le texte de la lettre est rédigé sous la forme d'un tableau, d'un texte cohérent ou d'une combinaison de ces structures.
Les colonnes et les lignes du tableau doivent avoir des titres exprimés par un nom au cas nominatif. Les sous-titres des colonnes et des lignes doivent être cohérents avec les titres. Si le tableau est imprimé sur plus d'une page, les colonnes du tableau doivent être numérotées et seuls les numéros de ces colonnes doivent être imprimés sur les pages suivantes.
Un texte connecté se compose généralement de deux parties. La première partie indique les raisons, les motifs, les objectifs de la rédaction de la lettre, la seconde (finale) - les décisions, conclusions, demandes, propositions, recommandations. Le texte peut contenir une dernière partie (par exemple, une demande sans explication).
Dans le texte d'une lettre préparée sur la base de documents d'autres organisations, leurs coordonnées sont indiquées : nom du document, nom de l'organisation - l'auteur du document, date du document, numéro d'enregistrement du document, titre de le texte.
Les formes de présentation suivantes sont utilisées dans la lettre :
Première personne du pluriel ( « veuillez envoyer », « envoyer pour examen »);
Première personne du singulier ( «Je considère que c'est nécessaire», «veuillez souligner»);
Troisième personne du singulier ( "La société ne s'y oppose pas", "Name" LLC considère que c'est possible").
8. Demande
Une note indiquant la présence de la pièce jointe nommée dans le texte de la lettre est émise de la manière suivante :
Utilisation : pour 5 l. en 2 exemplaires.
Si la lettre comporte une pièce jointe qui n'est pas nommée dans le texte, indiquez alors son nom, le nombre de feuilles et le nombre d'exemplaires ; s'il y a plusieurs candidatures, elles sont numérotées, Par exemple:
Annexe : 1. Contrat de location de 5 l. en 2 exemplaires.
2. Certificat de transfert et de réception pour 1 litre. en 2 exemplaires.
Si les candidatures sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.
Si un autre document est joint à la lettre, qui comporte également une pièce jointe, une note indiquant la présence de la pièce jointe est émise de la manière suivante :
Annexe : lettre du ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie du 05.05.2007 N 02-6/172 et une annexe à celle-ci, seulement 3 pages.
Si la candidature n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, alors une note indiquant sa disponibilité est émise de la manière suivante :
Utilisation : pour 3 l. en 5 exemplaires. uniquement à la première adresse.
9. Signature
Le détail « Signature » comprend : le titre du poste de la personne qui a signé la lettre (complet si la lettre n'est pas rédigée sur papier à en-tête, et abrégé pour une lettre rédigée sur papier à en-tête) et une transcription de la signature ( initiales, nom), Par exemple:
Lorsqu'une lettre est signée par plusieurs fonctionnaires, leurs signatures sont placées l'une au-dessous de l'autre dans l'ordre correspondant à la fonction occupée, Par exemple:
Lors de la signature d'un document par plusieurs personnes de position égale, leurs signatures sont placées au même niveau, Par exemple:
10. Imprimer
L'empreinte du sceau certifie l'authenticité de la signature d'un fonctionnaire sur les documents certifiant les droits des personnes enregistrant les faits liés aux fonds FINANCIERS, ainsi que sur d'autres documents FOURNISSANT la certification d'une signature authentique.
11. Interprète
La marque concernant l'exécuteur comprend les initiales et le nom de l'exécuteur du document ainsi que son numéro de téléphone. Une marque concernant l'interprète est placée au recto ou au verso de la dernière feuille du document dans le coin inférieur gauche, Par exemple:
Les lettres commerciales sont écrites lors de la communication avec des partenaires dans presque toutes les occasions. Des exemples prêts à l'emploi et des règles pour rédiger de tels documents peuvent être trouvés dans l'article.
Une lettre commerciale peut être définie comme un document envoyé au nom de l'ensemble de l'entreprise à une autre entreprise, un entrepreneur individuel ou un particulier (par exemple, un investisseur). Essentiellement, toute correspondance d’entreprise est constituée de lettres commerciales. Leur finalité est très différente :
- sur la coopération.
- coopération, négociations.
- Un rappel de la nécessité de remplir les obligations du contrat.
- Une explication de votre position, une réponse à une lettre envoyée précédemment et bien d'autres.
Le document est généralement rédigé sur papier à en-tête de l’entreprise et peut être envoyé par courrier ordinaire ou par courrier électronique. Toutefois, si le partenaire revêt une importance particulière, il est préférable de l'imprimer sur du papier épais de haute qualité et de le remettre personnellement ou par coursier. La structure de la lettre ressemble à un document commercial typique - vous pouvez la représenter schématiquement de cette façon.
À quoi faut-il faire attention lors de la compilation
Il n'existe pas de règles ou d'échantillons spécifiques pour ces lettres, leur structure, leur volume et leur conception dépendent donc en grande partie du cas spécifique. Par exemple, une lettre de notification sera assez concise (3-4 paragraphes), mais une recommandation d'employé ou une proposition commerciale peut prendre plus d'une page.
Cependant, il existe plusieurs règles générales auxquelles vous devez prêter attention lors de la rédaction d'un document :
- Le document lui-même n'a aucune force juridique, mais est rédigé selon toutes les règles d'exécution. Sa structure et son style de présentation doivent être conformes aux principes généralement acceptés du flux de documents moderne.
- Les phrases sont construites logiquement, dans un ordre clair. Les expressions ornées, complexes, émotionnelles et surtout familières sont absentes. La tonalité est neutre.
- La présentation est toujours réalisée à partir d'une seule personne - soit au singulier, si le texte est rédigé directement par le dirigeant, soit au pluriel, s'il est rédigé au nom de l'ensemble de l'entreprise.
- L’objet précis de la rédaction et les actions attendues du destinataire sont précisés (envoyer une réponse, examiner la candidature d’un salarié, accepter des négociations, envoyer un document, etc.).
- Le document ne reflète pas les intérêts individuels du manager ou des autres employés, mais les objectifs de l'entreprise en tant qu'équipe. Si vous avez besoin d'établir un contact personnel, il est conseillé de le faire différemment et de ne pas vous positionner en tant que représentant de l'entreprise.
TOP 5 des erreurs à l'écriture
Les erreurs peuvent être divisées en 2 grands groupes - certaines sont associées à l'écriture sous forme de texte (violation de la logique, du vocabulaire, d'autres normes linguistiques), d'autres - à une violation de l'étiquette des affaires elle-même :
- Les erreurs d'orthographe et de ponctuation ne sont pas autorisées - le texte de la lettre doit toujours être vérifié au moins 1 à 2 fois avant l'envoi.
- Violation du style de présentation commercial, présence de phrases émotionnelles, politesse excessive ou, au contraire, sévérité.
- Ton négatif - même les menaces doivent être écrites sans mots inutiles - par exemple : « Nous nous réservons le droit de saisir le tribunal dans les 30 jours à compter de la date de réception de cette lettre. »
- Volume trop grand ou, au contraire, trop petit. Habituellement, le texte entier peut tenir sur 1 à 2 pages. Cependant, cela ne signifie pas que toutes les informations importantes ne doivent pas être transmises au partenaire. Des données volumétriques, des diagrammes, des formulaires de documents peuvent être inclus dans les applications.
- Priver l'interlocuteur du droit de choisir. Par exemple, vous ne devez pas écrire : « Nous vous demandons de réviser et d'approuver la version finale du contrat ».
Phrases de modèle typiques
L'utilisation d'expressions standards typiques du discours commercial dans le texte est tout à fait normale et même souhaitable. Vous trouverez ci-dessous une liste des clichés les plus courants utilisés dans diverses situations.
| situation | phrase |
| avis | Nous informons/Portons à votre connaissance/Informer/Notifier |
| explication de la raison, du motif | Basé sur/Conformément à/En relation avec/Aux fins de/Pour raison/À l’appui de/En application |
| demande | Merci d'agir/Merci d'informer, de transmettre, de faire, de confirmer... |
| confirmation | Nous confirmons/Assurons/Acceptons vos conditions/Nous ne nous opposons pas à... |
| offre | Nous recommandons/offrons/invitons/demandons |
| Nous garantissons | |
| refus | Nous sommes obligés de refuser pour une raison/Nous rejetons votre offre en raison de... |
| conclusion | Nous vous demandons de bien vouloir/Nous espérons coopération, compréhension, assistance/Nous vous demandons de vous excuser, de guider, de faire... |
Qui s'envoient entre eux par des personnes ayant une bonne écriture et beaucoup de temps libre. Si vous avez besoin de construire des ponts commerciaux ou des ponts d’amour et d’amitié, écrivez une lettre. Si vous voulez intéresser, remercier, intriguer, écrivez une lettre. Il suffit de l’écrire correctement, ce n’est pas une invitation à s’enivrer, mais presque comme un document.
Soit bref
Énoncez le but de votre lettre officielle dans le premier paragraphe et restez dans le sujet. Essayez d'éviter les mots trop longs et prétentieux : la lettre reste une lettre commerciale. Soyez aussi concis et précis que possible. Personne n’aime que les documents officiels contiennent trop de mots et pas assez de détails. Parce que personne n’aime consacrer beaucoup de temps aux affaires. De plus, plus le message est court, plus il sera lu rapidement et, par conséquent, une réponse sera donnée.
Les phrases ne doivent pas contenir de mots inutiles, les paragraphes ne doivent pas contenir de phrases inutiles. Pour la même raison qu’une voiture n’a pas de pièces supplémentaires et qu’un dessin n’a pas de lignes supplémentaires. Essayez de garder vos phrases aussi courtes que possible, sans beaucoup d'adjectifs et d'épithètes. Vous n’avez pas besoin de trop de détails, considérez les sujets de manière générale, mais l’essentiel doit être clair. Les lettres officielles ne sont nécessaires que pour indiquer un problème ou une tâche. Il ne s'agit pas d'un rapport ou d'un rapport - cela n'a aucun sens d'approfondir ce sujet.
Utilisez le bon ton
Une lettre commerciale ou formelle doit être rédigée sur un ton un peu plus formel que le langage normal. Le langage « vivant » est toujours perçu facilement et favorablement. Mais bien entendu, le message doit respecter les normes de l’étiquette. Évitez l'argot, le jargon, les abréviations et les mots ambigus. En raison de la nécessité d’éviter les détails, ces mots peuvent être mal interprétés. En général, plus de verbes et moins d'adjectifs. Soyez poli et respectueux, même si vous vous plaignez de quelque chose ou de quelqu'un.
Utilisez des mots simples : Les termes intelligents sont mal compris et irritent souvent la personne qui doit les lire et les déchiffrer.
Correction et correction encore
Beaucoup de gens sous-estiment en principe l’ajustement, mais en vain. Après avoir rédigé une lettre officielle, vérifiez soigneusement votre grammaire et votre orthographe. Utilisez des correcteurs orthographiques sur votre ordinateur, puis essayez de trouver vous-même les erreurs, car tout n’est pas révélé aux yeux de l’intelligence artificielle. Utilisez un dictionnaire ou un thésaurus si nécessaire. Vérifiez la grammaire et la ponctuation correctes et assurez-vous que les phrases sont logiquement complètes.
Si votre connaissance de la langue n'est même pas suffisante pour écrire le mot « meunier » sans erreurs, il est alors préférable de confier votre lettre à quelqu'un au moins quelque peu alphabétisé pour vérification. Le fait est que si le destinataire maîtrise bien la langue russe, vos erreurs gâcheront grandement l'impression du contenu de la lettre. Par conséquent, ne vous précipitez pas pour envoyer. C'est le même cas lorsque plus vous conduisez silencieusement, plus vous irez loin.
Première impression
Un peu plus sur les premières impressions. Outre la grammaire, l’aspect visuel est d’une grande importance. Lire sur un écran est un plaisir douteux. Une lettre papier peut être récupérée et, pour cette seule raison, elle est prise plus au sérieux à un niveau inconscient qu'une lettre électronique. En tenir compte. Mais s'il n'y a pas d'autre moyen de remettre une lettre que de l'envoyer par courrier, alors occupez-vous de la partie visuelle. Remplissez toujours le champ Objet. C'est cette ligne qui détermine si une personne ouvrira le message entrant. Si vous écrivez à un inconnu, vous devriez essayer de trouver un titre intéressant. Mais n’en faites pas trop – des thèmes comme « Achtung ! Ouvrez, ou vous mourrez ! ça donne envie de l'envoyer dans les spams. Le titre doit être composé de 3 à 5 mots et refléter le contenu du message.
Eh bien, si vous avez imprimé la lettre sur papier et ne l'avez pas envoyée par courrier, veillez à la qualité du papier. Il n'est pas nécessaire de prendre du papier tampon, il suffit de prendre du papier de qualité : bon et blanc. Et n’oubliez pas de signer votre nom, sinon la lettre se transformera en un morceau de papier griffonné. Et rappelez-vous, n’expérimentez pas gentiment avec la police et ne jouez pas avec la surbrillance. Il est préférable de diviser le texte en paragraphes avec des espaces entre eux.
Contenu principal
Suivre les conventions standard d'une bonne écriture et d'une présentation attrayante garantira que votre doggerel reçoive l'attention et le traitement sérieux qu'il mérite. Voici donc ce à quoi vous devez faire attention.
Dans le coin supérieur droit sont indiqués le nom de l'organisation, la fonction du destinataire et son nom avec ses initiales. Les numéros de téléphone et les adresses e-mail ne sont généralement pas indiqués ici, mais ils sont acceptables.
Vous devriez essayer de contacter la personne officielle en question, mais si vous ne connaissez pas son nom, essayez d’écrire uniquement le titre.
Dans le coin supérieur gauche, vous devez écrire :
— nom (et nom abrégé) ;
— adresses réelles et postales;
- Adresse e-mail;
- Numéros de téléphone de contact ;
- Adresse du site Web.
Laissez un espace (si la lettre est imprimée, alors une ligne) et écrivez un message de salutation. Si vous contactez une personne pour la première fois (ou si une relation purement officielle s'est établie entre vous), vous devez indiquer cette distance. Par exemple : « Cher M. Ivanov ! Si vous avez établi une relation commerciale de confiance avec une personne depuis longtemps, mieux vaut l'appeler par son prénom et son patronyme. Par exemple : « Cher Askold Petrovich ! » Lorsque vous vous adressez à un groupe, utilisez la phrase standard « Chers Messieurs ! » Vous pouvez commencer par cette même phrase si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire (enfin, tout peut arriver).
À propos, si vous décidez d’écrire un e-mail et que vous ne connaissez pas le destinataire, décrivez brièvement qui vous êtes et comment vous l’avez connu. Sans cette introduction nécessaire, le message peut être considéré comme du spam et immédiatement supprimé.
Faites un autre retrait et allez droit au but. Commencez par la partie introductive (un bref exposé des raisons pour lesquelles la lettre est écrite, son objectif), puis passez à la partie de fond (décrire la situation, proposer des solutions, énoncer des conclusions et des recommandations), et à la fin - la partie partie récapitulative (un bref résumé avec une indication claire de ce que vous attendez du destinataire).
Fin
C'est la fin de la lettre, sa dernière partie. Ici, vous devez utiliser la phrase dite de clôture : « Avec respect » ou « Cordialement vôtre » ; "Meilleurs vœux"; « Avec l'espoir d'une coopération continue » ; «Nous sommes toujours heureux de vous fournir un service», etc.
Tout dépend de vos goûts et préférences, c’est tout. Ensuite, comme vous vous en souvenez, vous devez faire un autre retrait, écrire votre position, faire un grand retrait, décrire votre nom complet. et signez.
