Крупные компании обычно устраивают корпоративы с помощью ивент-менеджеров. В фирмах поменьше организация праздника ложится на плечи самих сотрудников, отдела по работе с персоналом или руководителя. И в этих случаях необходимо спланировать мероприятие до мелочей, чтобы вечер удался на славу.
Начинайте подготовку заблаговременно, хотя бы за несколько недель до намеченной даты. Если день проведения корпоратива не совпадает с общенародными гуляньями, за месяц вы точно все организуете. Но когда речь идет о масштабном празднике, как Новый год или 8 Марта, бронировать развлекательные услуги нужно раньше. Определите бюджет мероприятия. Зачастую он ограничен, поэтому экономии не избежать. Если среди коллег имеются люди творческие и веселые, можно поручить им проведение неофициальной части вечера, что сбережет часть средств. Придумайте тематику вечеринки. Это может быть дискотека 90-х, пиратская или пляжная вечеринка, маскарад… Вариантов множество, ориентируйтесь на вкусы и возраст сотрудников. Как показывает практика, тематический вечер гораздо интереснее обычного, он вовлекает в действо даже самых пассивных гостей и оставляет яркие впечатления. Зарезервируйте подходящий зал. Места должно быть достаточно не только для столиков, но также для зажигательных танцев и конкурсов. Украшать помещение необязательно. Планируя корпоратив на природе, составьте запасной план на случай дождя. Иначе праздник обречен на провал, что вряд ли укрепит боевой дух вашей команды. Закажите разнообразное меню. Так вы угодите и гурманам, и вегетарианцам, и соблюдающим диету. Алкоголь также покупайте нескольких видов, но в умеренном количестве. Если следующий день – рабочий, сотрудники придут свежими и готовыми к активной умственной деятельности. Пригласите профессиональных аниматоров. Опытные ведущие или артисты сделают вечер по-настоящему веселым. А развлекательные конкурсы отлично сплотят коллектив. Приготовьте подарки для работников. Сувениры должны соответствовать поводу и тематике вечеринки. Лучших кадров выделите ценными подарками, тем самым задавая мотивацию к повышению качества работы.
Чем более ответственны и креативны будут люди, отвечающие за подготовку корпоратива, тем удачнее он пройдет. Если же таких организаторов не отыскалось, лучше обратиться за помощью в специализированную компанию, которая оформит праздник «под ключ».
Окончание календарного года знаменуется не только подготовкой квартальных и годовых отчетов, но и томительным ожиданием новогодних праздников, первым в плеяде которых отмечается новогодний корпоратив. Независимо от места проведения и формата, предновогодние мероприятия сплачивают коллектив, делая отношения между сотрудниками более крепкими, дружественными и продуктивными. Именно поэтому, игнорировать это важное для коллектива событие никак нельзя!
Рабочая группа
Организация и проведение новогоднего корпоратива – задача не только почетная, но и весьма непростая. Лучше всего не взваливать организацию общего праздника на отдел кадров, а собрать рабочую группу из представителей всех отделов, которые смогут внести свою лепту в подготовку торжества и получат прекрасную возможность наладить межструктурные взаимодействия и контакты в неформальной обстановке.
Рабочая программа
Собрав рабочую группу из представителей разных отделов, необходимо составить план действий: распределить кто и за что будет отвечать, а также определить формат самого мероприятия и составить рабочую программу новогоднего корпоратива. Лучше всего оформить рабочую программу на бумаге, где будет закреплено: кто, что и к какому времени должен сделать, а еще – кто должен это проконтролировать.
Составление сметы
Как только определится формат проведения новогоднего корпоратива, нужно приступать к формированию бюджета и составлению сметы. По большому счету, источников для бюджета подобного мероприятия, как правило, всего два: либо компания берет на себя расходную часть, либо торжество планируется за счет сотрудников. В любом случае, у бюджета есть какие-то рамки. При составлении сметы нужно учесть:
- расходы на елку и новогоднее оформление офиса;
- расходы на новогодний стол;
- покупка новогодних подарков коллегам;
- покупка призов для конкурсной программы;
- ивент-расходы: диджей, анимация, артисты;
- прочие расходы.
Новогодний декор офиса
Самым распространенным форматом проведения новогоднего корпоратива является офисная вечеринка. Именно поэтому, многие компании уделяют особое внимание предновогоднему оформлению своих офисов. Украшенный к Новому Году офис будет создавать ощущение Праздника задолго до его наступления и сохранит его дыхание в новом году.
Если деятельность вашей организации предусматривает контакты с внешними клиентами, офисные помещения, в которых это происходит, должны быть оформлены в классическом деловом стиле.
Если же вы работаете в закрытой организации – творческий полет вашей фантазии может быть ограничен разве что размерами самого офиса. Хорошим решением будет предложить на собрании рабочей группы проведение конкурса на самое креативное оформление офиса отдела. Голосование можно обыграть на самом торжестве и в качестве приза вручить бутылку хорошего шампанского.
Новогоднее меню
Если ответственные за составление новогоднего меню уже были определены рабочей группой, тогда остается только сглатывать слюнки в ожидании самой любимой части любого торжества. В маленьких компаниях принято приносить закуски из дома, крупные организации, как правило, привлекают сети общественного питания. Меню для новогоднего стола должно включать в себя:
- несколько холодных закусок;
- ассорти из канапе;
- несколько салатов;
- желательны горячие блюда;
- фрукты и сладости;
- б/а и алкогольные напитки (должны учитывать вкусы сотрудников).
Лучше всего использовать для офисной новогодней вечеринки одноразовую посуду (благо, сейчас в магазинах она представлена на любой вкус и цвет). Также, подумайте заранее о салфетках, свечах и украшениях для новогоднего стола с символикой наступающего года.
Подарки для сотрудников
Многие считают, что лучшим подарком для сотрудников будет 13-я зарплата. Однако не в деньгах счастье, считает руководство и, как правило, поручает рабочей группе придумать оригинальные подарки для всего коллектива. Положительным моментом является то, что можно закупить разом необходимое количество подарков по льготной цене. В любом случае, получать подарки всегда приятно.
Поэтому творческий подход к выбору подарков может добавить колорита торжеству и обеспечит всех хорошим настроением. Можно подключить к выбору подарков весь коллектив, для этого нужно выдать всем сотрудникам одинаковые суммы денег на покупку одного подарка. Все купленные подарки можно засунуть в мешок Деда Мороза и устроить лотерею для всех, кто пришел на офисную вечеринку.
Поздравление сотрудников
Офисная новогодняя вечеринка – прекрасная возможность для поощрения и нематериальной мотивации персонала. Многим сотрудникам будет приятно услышать, что их руководство помнит про них и ценит их заслуги. Именно поэтому, поздравление сотрудников следует продумывать заранее и с особой тщательностью, а еще – обязательно привлекать руководителей из высшего эшелона.
Важно соблюсти баланс официальной и неофициальной частей церемонии, разбавляя поздравительную речь шутливыми тостами, танцевальными, песенными и стихотворными поздравлениями. Незаменимым помощником в этом непростом деле станет опытный ведущий или профессиональные аниматоры в роли Деда Мороза и Снегурочки. В любом случае, вариантов как поздравить коллег очень много – вам есть, где разгуляться.
Новогодняя программа
Для того, чтобы ваша офисная новогодняя вечеринка не переросла в стихийное застолье, нужно заранее продумать программу самого торжества. В зависимости от бюджета и специфики коллектива вы сможете разнообразить новогодний корпоратив разными способами:
- Сценарий проведения торжества можно выбрать в интернете или поручить его подготовку рабочей группе.
- Вы можете заказать на роль Деда Мороза и Снегурочки профессиональных аниматоров или выбрать их из числа сотрудников. В любом случае, наличие этих персонажей на мероприятии превратит офисную вечеринку в новогоднюю.
- Ведущего вы также можете выбрать из числа сотрудников, однако нужно помнить, что опытный ведущий возьмет на себя львиную долю работы по организации и проведению самого торжества.
- Капустник, организованный силами сотрудников, хоть и требует больших временных и личных затрат, но всегда проходит на ура, т.к. появляется возможность увидеть своих коллег под иным углом. Такой формат всегда вспоминается с самыми теплыми эмоциями.
- Заранее подготовленные конкурсы и продуманные призы за них очень сильно разнообразят мероприятие.
Определенных правил для организации и проведения офисной новогодней вечеринки нет, однако можно выделить несколько рекомендаций:
- Начинайте подготовку к корпоративу не позже, чем за месяц до назначенной даты.
- Распределяйте задачи и зоны ответственности между разными людьми.
- Добавляйте в любой формат свою личную изюминку, но не изобретайте велосипед: поручите проведение торжества профессионалу, это избавит вас от лишнего напряжения во время проведения самого мероприятия – в конце концов, это ведь и ваш праздник!
Вне зависимости, что за мероприятие вы планируете провести в своем офисе (будь то официальное совещание сотрудников или небольшой ивент для клиентов), мы предлагаем вашему вниманию несколько идей, из которых вы сможете почерпнуть вдохновение для того, чтобы сделать ваше событие запоминающимся, пусть даже оно состоится в том месте, которое вы видите каждый день!
Десерты, свежие соки и нейл-арт
PR-компания BWR (Лос-Анджелес) провела мероприятие, посвященное весенним и летним специальным предложениям для клиентов. У себя в офисе она организовала десертный бар в розовых и зеленых тонах. Кроме него, на мероприятии можно было поработать над созданием своего собственного аромата, сделать нейл-арт, вкусить кексов от Georgetown Cupcake и выпить свежевыжатых соков от Pressed Juicery.
Карта социальных сетей
Чтобы обмен информацией в Интернете сделать проще для огромного количества влиятельных гостей из СМИ, BWR напечатал «социальную карту», которая четко демонстрировала место каждого гостя на площадке, там же были указаны соответствующие хэштеги для Instagram’а и Twitter’а.
«Сырое» мероприятие
Raw Design отметила свое новоселье в Торонто с осознанием того, что мероприятие дизайн-компании должно быть стильным. Ивент прошел под знаком «raw» (сырой). Новый офис был превращен в минималистское, готовое к вечеринке пространство. Еда на мероприятие всячески подчеркивала «сырую» тему: компания Barone and Tong предоставила станцию с сашими, устричный бар, закуски из говяжьей вырезки и лосося тандури. Все это подавалось на блюдах в виде гранитных плит и световых коробов. Длинный стол был заполнен зеленью в горшках, которую на глазах гостей персонал превращали в салаты. При входе на мероприятие гости получали свежесрезанную ветку клена.
Пончики собственного приготовления
Попробуйте подать всеми любимый десерт du jour креативно: для мероприятия в Бостоне компания Catered Affair установила бар с пончиками на палочке. Таким образом, гости могли самостоятельно выбрать то, с чем съесть свой пончик: с цветным сахаром, конфетами или с чем-то еще.
Они поменялись офисами
В рамках празднования своей годовщины компания Leo Burnett организовала мероприятие в каждом из своих офисов по всему миру. В Чикаго около 1 000 сотрудников начали свой день с меню от кейтеринговой компании Hearty Boys: тайских булочек с заварным кремом, кунжутными шариками с бобовой пастой и посыпанной кокосом выпечкой из тыквы. «Наш офис в Великобритании взял на себя инициативу по разработке основной темы мероприятия, и они ее придумали – «Попробуй что-нибудь новое», — рассказывает Мишель Махони, hr-менеджер американского офиса. После мозгового штурма, который, казалось, не закончится никогда, Мишель и ее команде пришла в голову идея на день поменяться офисами с тайским подразделением Leo Burnett.
Корпоративные конкурсы в офисе станут вам огромным подспорьем в проведении небольшого офисного торжества. Итак, предлагаем вашему вниманию несколько интересных и запоминающихся конкурсов.
Конкурс «Всё серьёзно!»
Отличный вариант игры для корпоратива, который проводится в небольшом помещении, или прямо в офисе. Каждый участник должен сесть таким образом, чтобы видеть остальных. Когда все разместились, можно приступать к самому серьёзному в мире конкурсу.
Первый игрок с должным пафосом произносит одно единственное слово: «Ха». Следующий за ним уже говорит два слова: «Ха-ха», третий – произносит слово трижды, четвёртый – четырежды и т. д.
Постепенно количество «Ха» достигает большого количества, произносить его всё сложнее, и почему-то хочется смеяться… Но не забываем, что это серьёзный конкурс, поэтому нужно сохранять невозмутимый вид! Строгое выражение лица, важный тон голоса – пафос во всём! Игра заканчивается, как только кто-то не выдерживает и начинает хохотать. А потом можно опять начать сначала! Тот, кто захохотал выбывает, и игра продолжается до тех пор, пока не останется самый серьезный участник, который стойко выстоял весь конкурс и не засмеялся.
«Куклоделы» или конкурс талантов
Членам корпоратива предлагается принять участие в ярмарке. Согласившимся игрокам отводится определенное количество времени на изготовление куколы из любых подручных средств. Когда срок подойдет, участники выставляют свои творения на всеобщее обозрение и ожидают «приговора» судей конкурса. Все эти незамысловатые поделки можно изготовить из веревочек, платочков, шнуров, столовых приборов, бутылок и даже фруктов, которые игроки смогут под шумок «стырить» с праздничного стола.
Конкурс «Секретарь» или «Завяжи бантик»
Для участия в конкурсе вызываются два человека. Они подходят к столу, где для них подготовили по три папки с завязками (причем одна папка в другой). Как только ведущий даст знать, соперники активно начинают завязывать бантики в таком порядке: нижний шнурок первой папки с верхним от второй папки, нижний шнурок второй папки, с верхним третьей, а верхний первой папки с нижним третьей. Победителем будет тот, кто закончит этот замысловатый процесс первым.
Конкурс «Собери мозаику» или «Логотип компании»
Наверняка у компании, в которой Вы трудитесь, имеется логотип. Сделайте на цветной бумаге два его экземпляра с рамочкой. Если не знаете как, вам поможет любой простейший фотошоп. После оформления логотипа распечатайте эти два экземпляра на листе A4. Готовые листы наклеиваем на кусок картона и с помощью ножниц разрезаем на неровные детали (штучек 25-30). Затем предлагаем коллегам поучаствовать в конкурсе и создаем 2 команды. Задача соперников – первыми собрать целую картинку: кто закончил первым, тот и победил!
Конкурс «Продолжи цитату»
Для конкурса ведущий вызывает несколько гостей. Их вниманию предлагаются аудиозаписи с известными цитатами (если нет возможности предоставить аудиозаписи, ведущий сам зачитывает цитаты), но зачитываются они не до конца, а участники в свою очередь должны вспомнить и продолжить цитату. Выигрывает тот, кто больше всех раз выполнил задание правильно и быстрее всех.
Конкурс «Сочини стих»
Каждому участнику выдается лист бумаги с четырьмя написанными словами. Его задача придумать четверостишье, употребив в нем эти 4 слова. Желательно, чтобы стихотворение было тематическим, например, если это какой-то праздник, то стих будет поздравлением с этим праздником, либо просто затрагивающим тематику этого события. В конкурсе можно придумать несколько номинаций, например, «самое веселое четверостишье», «самое тематическое четверостишье», «самое несуразное четверостишье» и т.д., и по итогам конкурса по каждой из номинации выбрать победителя.
Если вам поручили организовать празднование в офисе вам, в первую очередь нужно уточнить бюджет и составьте список необходимых дел. Этот список напрямую связан с установленным бюджетом, который может быть скорректирован по мере расчетов. Обязательные пункты такого списка следующие:
- Заказ блюд (закупка продуктов и напитков)
- Покупка подарков для сотрудников и детей сотрудников
- Разработка сценария праздника
- Покупка реквизита и украшений, призов)сувениров) для победителей в конкурсах
- Украшения офиса
- Оповещение сотрудников
Формат праздника
Формат праздника зависит от числа сотрудников в компании. В маленьких коллективах можно организовать банкет, когда каждый сотрудник готовит и приносит свое блюдо к столу. В этом случае нужно договориться с каждым сотрудником относительно блюд которые он принесет. Нужно обязательно проконтролировать своих коллег, чтобы они не забыли о своем обещании.
Для большого коллектива лучше организовать фуршет по двум возможным вариантам. Первый вариант: заказать еду в ресторане или кейтеринговой фирме. Кейтеринг предпочтительнее, так как блюда в их меню рассчитаны на продолжительное хранение после приготовления. В этом случае представители фирмы или ресторана предоставят вам варианты меню и расчеты.
Второй вариант: самостоятельно закупить и подготовка продукты к столу. Здесь потребуются не только финансовые ресурсы, но и организация поездки в магазин или доставка продуктов из интернет-магазина и помощь коллег в подготовке праздничного стола. Договоритесь с ними заранее.
В любом варианте вам придется самостоятельно закупать алкогольные и безалкогольные напитки.
Количество закупаемых продуктов и напитков
Рассчитывать количество продуктов и напитков нужно исходите из принятой нормы 1–1,5 кг еды на человека. Сюда необходимо включить мясные и сырные закуски, фрукты, овощи, хлеб, а также консервированные закуски. В случае, если итоговая сумма окажется слишком высокой, и директор потребует уменьшить бюджет, снижайте норму, но не в ущерб разнообразию.
Рассчитать количество напитков сложнее. Воспользуйтесь следующей формулой:
– при большинстве мужчин – по 0,75 л вина, по 0,7 л водки, по 0,25–0,3 л шампанского на человека;
– при большинстве женщин – по 1,2 л вина, по 0,5 л водки, по 0,5 л шампанского на человека.
Вода с газом и без газа в пропорции 30/70%, из расчета 0,5–0,6 л воды на человека. Соки 2–3 видов, газированные напитки и пр. – 1,5–2 л на человека. Для оставшихся на десерт предусмотрите чай и кофе в пропорции 60/40% чашек.
Дорогие алкогольные напитки, как правило, закупаются по согласованию, для руководящих лиц.
Подумайте о посуде и скатертях которые могут понадобиться. Проще приобрести разовую посуду и разовую скатерть, чтобы их потом не мыть, а просто выбросить.
Что нужно учесть при подготовке корпоратива
Даже если в офисе нет большого помещения, это можно превратить в преимущество и использовать в сценарии праздника: организовать квест по кабинетам – или превратить их в «острова» с маскарадом и выступлениями сотрудников.
Придумывая сценарий, нужно обязательно учитывать гендерный и возрастной состав коллектива. Следует чередовать игровые и официальные моменты для того чтобы праздник превратился в доклад руководства о достижениях в уходящем году.
Обязательно нужно найти ведущего. В идеале согласного быть Дедом Морозом или Снегурочкой. В любом коллективе есть артистичная натура, пользующаяся всеобщей любовью.
Очень важный момент музыкальное сопровождение. Если нет возможности пригласить диджея придется самим собрать плейлист или попросить коллег прислать любимые треки. Также можно организовать караоке, но в отдельном помещении.
Обязательно согласуйте с директором временные рамки для проведения корпоратива и оповестите об этом сотрудников. Руководство в любом случае покинет праздник раньше, но ситуация, когда мероприятие превращается в бесконтрольную гулянку до утра, недопустима. Позаботьтесь также об организации уборки помещения.
